قالب وردپرس قالب وردپرس آموزش وردپرس قالب فروشگاهی وردپرس وردپرس
یکشنبه , ۶ خرداد ۱۳۹۷

چیستی: اجزای سیستم مدیریت اسناد

اجزای سیستم مدیریت اسناد

در ادامه مطلب مربوط به سیستم مدیریت اسناد، در این پست تلاش می‌کنیم اجزای سیستم مدیریت اسناد را معرفی نماییم. بی‌شک با توجه به تفاوت‌های موجود در میان انواع سازمان‌ها از جهات مختلف نظیر اندازه، تعداد پرسنل، نوع کسب و کار، فرآیندها و رویه کاری و مهمتر از همه اینها فرهنگ و ارزش‌های حاکم، نمی‌توان نسخه واحدی را برای طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد و تضمین موفقیت آن تجویز نمود. به هر حال آنچه مسلم است اینکه فارغ از همه جنبه‌های ذکر شده، اجزای بیان شده در این پست، مواردی هستند که می‌بایست در طراحی یک سیستم مدیریت اسناد، پیش‌بینی مناسبی از سوی تیم پیاده‌سازی برای آنها صورت پذیرد.

اجزای سیستم مدیریت اسناد

برای پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت اسناد، به نحوی که موثر واقع شده و بتواند یاریگر سازمان در مدیریت اسناد و دانش سازمانی باشد، حوزه‌های کلیدی وجود دارد که مشخص شدن موضع سازمان در قبال آنها، رهیافت مناسب مدیریت اسناد را مبتنی بر مقتضیات و نیازمندی‌ها آن مجموعه ارائه می‌کند. این حوزه‌ها و سوالات کلیدی مرتبط به هرکدام عبارتند از:

عنوان

شرح

اسناد سازمانی

  • چه نوع اسناد و با چه محتوایی در شرکت یا سازمان تولید می‌شوند؟
  • چه قواعدواصولی برای نام‌گذاری اسناد در شرکت یا سازمان وجود دارد؟
  • ساختار موضوعی یا منطق طبقه‌بندی سلسله‌مراتبی اسناد به چه صورت است؟
  • برای هر نوع سند، چه نوع فراداده یا متادیتایی می‌بایست تهیه نمود؟

مکان ذخیر‌ه‌سازی

  • محل ذخیر‌ه‌سازی اسناد کجاست؟
  • چه مشخصات و نیازمندی‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری برای محل ذخیره‌سازی می‌بایست در نظر گرفت؟

نحوه بایگانی

  • اسناد تولیدی چگونه بایگانی می‌شوند؟
  • چه روشی برای سازماندهی یا نمایه‌سازی اسناد به منظور کمک به یافتن آسان آنها در آینده مورد استفاده قرار می‌گیرد؟

جستجو

  • اسناد چگونه جستجو و یافته می‌شوند؟
  • چه نوع اطلاعاتی درباره اسناد به منظور  جستجو و یافتن سریع آنها نمایه می‌شود؟

امنیت

  • مکانیزم‌های امنیتی سخت‌افزاری و نرم‌افزاری برای دسترسی به اسناد چیست و چگونه تامین می‌شود؟
  • چه نقش‌هایی را می‌توان مبتنی بر فرآیند کاری سازمان، برای تعریف سطوح دسترسی به اسناد سازمانی ارائه کرد؟
  • در هر مرحله از چرخه حیات اسناد، حقوق دسترسی افراد به اسناد تولیدی چگونه مدیریت می‌شود؟

نحوه بازیابی

  • در صورت بروز حوادث پیش بینی نشده، اسناد چگونه بازیابی می‌شوند؟

دوره نگهداری

  • اسناد بایگانی شده برای چه مدت نگهداری می‌شوند؟

نحوه توزیع

  • نحوه توزیع و انتشار اسناد در سطح شرکت یا سازمان به چه صورت است؟

گردش  کار

  • اسناد چگونه از فردی به فرد دیگر انتقال می‌یابند و چه قوانینی بر این جریان حاکم است؟
  • با توجه به چرخه حیات اسناد، چه ساختاری برای ذخیره‌سازی آنها قابل ارائه می‌باشد؟

قابلیت پیگیری

  • اسناد چه زمان، کجا و توسط چه کسی تولید، ویرایش، ارائه و ذخیره می‌شوند؟
  • چه مکانیزمی برای کنترل ورژنینگ اسناد متناسب با چرخه حیات آنها قابل ارائه می‌باشد؟

 

درباره ی Hamid Golmohammadi

Hamid Golmohammadi
کارشناسی ارشد فناوری اطلاعات و دانشجوی دکتری مدیریت فناوری اطلاعات هستم. بیش از ۱7 سال در حوزه‌های مختلف فناوری اطلاعات به ویژه تجارت الکترونیکی و کاربردهای آن کار پژوهشی و تحقیقاتی انجام داده‌ام. هدف من از حضور در این وب سایت، به اشتراک گذاشتن تجربیات و دانش خود در حوزه های مدیریت و فناوری اطلاعات جهت توسعه آگاهی و ارتقای سطح دانش اقشار مختلف جامعه می باشد.

مطلب پیشنهادی

سیستم مدیریت اسناد

چرایی: سیستم مدیریت اسناد

چالش امروز سازمان‌ها: حجم انبوه اطلاعات و اسناد تولیدی  در این زمان، چالش کنونی سازمان …

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *