قالب وردپرس قالب وردپرس آموزش وردپرس قالب فروشگاهی وردپرس وردپرس
چهارشنبه , ۴ مهر ۱۳۹۷

چرایی: سیستم مدیریت اسناد

چالش امروز سازمان‌ها: حجم انبوه اطلاعات و اسناد تولیدی

چالش امروز سازمان‌ها: حجم انبوه اطلاعات و اسناد تولیدی

 در این زمان، چالش کنونی سازمان ها دیگر داشتن اطلاعات نیست، بلکه دانستن این موضوع است که اولا چه اطلاعاتی در اختیار آنهاست و اینکه چگونه می‌توانند بموقع و با کمترین هزینه ممکن به این اطلاعات دسترسی داشته باشند. بعبارت دیگر، بدون توجه به واحد سازمانی، کلیه پرسنل ستادی شاغل در یک سازمان همواره به نحوی از انحاء با چالشی به نام اداره اسناد کاری خود و مدیریت چرخه حیات آنها مواجه هستند. در بسیاری از موارد، دانش ارزشمند و قابل استفاده، درصد کوچکی از کل اسناد تولید شده سازمانی را شامل شده و این موضوع سبب می‌شود که کارمندان برای یافتن اطلاعات موردنیاز خود در زمان مناسب با مشکلات جدی روبرو شوند. یافته‌های حاصل از بررسی های صورت گرفته بوسیله موسسه تحقیقاتی گارتنر گواه این مدعاست:

  •      اغلب کارکنان ادارای سالانه  تا ۵۰۰ ساعت از وقت خود را صرف جستجو برای یافتن اسناد می‌کنند.
  •      بطور متوسط، افراد حرفه‌ای ۵۰ درصد از وقت خود را برای یافتن اطلاعات از میان حجم انبوه اطلاعات موجود صرف می‌کنند.

همچنین براساس نتایج بررسی‌های همین موسسه، سازمان‌ها بطور متوسط هزینه‌های زیر را جهت مدیریت اسناد سازمانی، متحمل می‌شوند:

  •      ۲۰ دلار برای بایگانی هر فایل؛
  •      ۱۲۰ دلار برای یافتن هر فایل یا سندی که بد بایگانی شده است؛
  •      بطور متوسط از هر ۲۰ سند، ۱ سند گم می‌شود؛
  •      صرف ۲۵ ساعت برای تولید مجدد سندی که گم شده است.

یافتن در میان انبوه اطلاعات

برای رفع چالش‌ها، بسیاری از سازمان‌ها، تکیه زیادی بر پوشه‌های مشترک برای ذخیره‌سازی و به اشتراک گذاشتن اسناد سازمانی دارند. هرچند این راه‌کار به شکل محدودی برطرف کننده نیازهای کاری آنها می‌باشد، اما با افزایش حجم اسناد و فایل‌های سازمانی، این گزینه در اغلب مواقع نمی‌تواند نیازهای رو به رشد سازمان را برای مدیریت اثربخش اسناد آن برآورده کند.

سیستم مدیریت اسناد، نوشداروی سازمان‌ها

نقش مدیریت اسناد به عنوان یکی از اجزا و ارکان اصلی مدیریت محتوای سازمانی بیش از پیش اهمیت یافته است. مطابق با نظرسنجی موسسه تحقیقاتی گارتنر از ۱۶۰۰ مدیر اجرایی در سراسر جهان، مدیریت اسناد یکی از ۱۰ اولویت برتر سازمان‌ها در سال‌های اخیر بوده است. راه‌کارهای مدیریت اسناد چیزی بیشتر از ارائه یک مخزن داده برای محتوای غیرساختار یافته می‌باشند. یک راه‌کار مدیریت اسناد سطح سازمانی، همه مراحل چرخه حیات یک سند از ایجاد تا بایگانی و از بین بردن آن را در بر می‌گیرد و برای مدیریت هر مرحله از حیات سند، رویه مشخصی را ارائه نموده و بدین‌ترتیب برای سازمان‌ها امکان مدیریت اثربخش و کارآی اسناد را فراهم می‌کند.

سیستم مدیریت اسناد

از این رو، برای هر سازمانی ضروری است که در هر مرحله از چرخه حیات اسناد خود، سیاست‌های مناسب و رویه مشخصی را جهت مدیریت آنها پیش‌بینی نماید. وجود این رویه‌ها، پیگیری تغییر وضعیت اسناد را در سرتاسر سازمان تسهیل نموده و ضمن افزایش توانایی سازمان جهت نگهداری و حفظ آنها از دسترسی افراد غیرمجاز، احتمال گم شدن یا حذف اسناد را کاهش می‌دهد. این چرخه دربرگیرنده چگونگی ایجاد، بازنگری، انتشار، استفاده و در نهایت امحاء اسناد یاد شده می‌باشد.

سیستم مدیریت اسناد

سیستم مدیریت اسناد همچون پلیس راهنمایی و رانندگی است که در یک بزرگراه اطلاعاتی، جریان اطلاعات را کنترل، سازماندهی و هدایت می‌کند. یکی از ویژگی‌های برجسته سیستم مدیریت اسناد، مدیریت‌پذیری دانش موجود سازمان، دسترس‌پذیر نمودن بموقع آن و حذف وابستگی و اتکاء به افرادی است که این دانش را در اختیار دارند و در صورت ترک سازمان ممکن است این دانش را با خود ببرند. با ایجاد و پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد، مدیریت اطلاعات سازمان اتکا و وابستگی کمتری به افراد داشته و این خود موجب کاهش زمینه‌های بروز خطاهای انسانی می‌شود و در عین حال، سازمان فرصت خواهد داشت تا دانش ضمنی موجود براساس تجربه و آگاهی فردی پرسنل خود را به دانش صریح قابل نگهداری و انتقال تبدیل نموده و در جهت مدیریت دانش سازمانی گام بردارد.

سیستم مدیریت اسناد

حوزه‌های عمل سیستم مدیریت اسناد

وجود این سیستم، یکی از نیازمندی‌ها اولیه برای هر سازمانی است که به دنبال دریافت گواهی ISO می‌باشد. براین اساس پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد مطابق با قواعد و اصول تصریح شده در استانداردهایISO  برای هر سازمانی، پیشنهاد می‌شود. این سیستم درصدد پاسخگویی به سوالات زیر است:

  1. چه نوع اسناد و با چه محتوایی در شرکت یا سازمان تولید می‌شوند؟
  2. چه قواعدواصولی برای نام‌گذاری اسناد در شرکت یا سازمان وجود دارد؟
  3. اسناد چگونه از فردی به فرد دیگر یا از واحدی به واحد دیگر گردش می‌یابند و چه قوانینی بر این جریان حاکم است؟
  4. برای هر نوع سند، چه نوع فراداده یا متادیتایی می‌بایست تهیه نمود؟
  5. چرخه حیات انواع اسناد تولیدی چگونه است؟
  6. با توجه به چرخه حیات اسناد، چه ساختاری برای ذخیره‌سازی آنها قابل ارائه می‌باشد؟
  7. در هر مرحله از چرخه حیات سند، اسناد در کجا می‌بایست ذخیره شوند؟
  8. در هر مرحله از چرخه حیات اسناد، حقوق دسترسی افراد به اسناد تولیدی چگونه مدیریت می‌شود؟
  9. نحوه توزیع و انتشار اسناد در سطح شرکت یا سازمان به چه صورت است؟
  10. نحوه جستجو و بازیابی اسناد ذخیره شده به چه نحوی است؟
  11. اسناد بایگانی شده برای چه مدت می‌بایست نگهداری ‌شوند؟
  12. چه سیاست‌ها و رویه هایی می‌بایست بکار گرفته شود به نحوی که فعالیت‌های مرتبط با اسناد:
  •  قابل نظارت باشند؛
  • به درستی نگهداری یا حذف شوند
  • و اسناد مهم سازمانی بدرستی محافظت شوند؟

سخن پایانی

علی‌رغم کارکردهای مفید و کارآیی بالای سیستم مدیریت اسناد سازمانی، یکی از عوامل اصلی موفقیت در پیاده‌سازی این سیستم در سطح سازمان‌ها، فراهم‌سازی بستر فرهنگی لازم و بهبود جریان ارتباطات بین کاربران سیستم می‌باشد. درصورتیکه که ارتباط بین کاربران این سیستم ضعیف باشد، احتمال وقوع انواع تعارضات ساختاری و محتوایی در بکارگیری سیستم مدیریت اسناد وجود خواهد داشت. هیچ سیستمی نمی‌تواند کاربران را مجبور به برقراری ارتباط کند و همچنین هیچ سیستمی قادر نیست تعارضات ذهنی و معنایی کاربران را شناسایی کند و تنها ارتباط موثر است که می تواند در این مسیر کارساز باشد. در پست‌های بعدی تلاش می‌کنیم اجزاء سیستم مدیریت اسناد، مراحل پیاده‌سازی  و ابزارها و نرم افزارهای این حوزه را ارائه نماییم.

منابع

Cmswire; Gartner

درباره ی Hamid Golmohammadi

Hamid Golmohammadi
کارشناسی ارشد فناوری اطلاعات و دانشجوی دکتری مدیریت فناوری اطلاعات هستم. بیش از ۱7 سال در حوزه‌های مختلف فناوری اطلاعات به ویژه تجارت الکترونیکی و کاربردهای آن کار پژوهشی و تحقیقاتی انجام داده‌ام. هدف من از حضور در این وب سایت، به اشتراک گذاشتن تجربیات و دانش خود در حوزه های مدیریت و فناوری اطلاعات جهت توسعه آگاهی و ارتقای سطح دانش اقشار مختلف جامعه می باشد.

مطلب پیشنهادی

پنجره واحد تجاري

پنجره واحد تجاری، تک پنجره ای به وسعت دنیا؛ بررسی اثرات اقتصادی

پياده‌سازي پنجره واحد تجاري به عنوان يكي از بسترها و ملزومات تحقق سهم 30 درصدي مبادلات الكترونيكي از حجم تجارت خارجي است. این سيستم به عنوان سامانه‌اي يكپارچه و مبتني بر ابزارها و استانداردهاي فناوري اطلاعات، پروژه‌اي بي‌سابقه و منحصربفرد در حوزه تجارت خارجي كشور است كه تحقق آن علاوه بر تاثیر قابل توجه بر شاخص های اقتصادی، زيرساخت مناسب جهت جذب سرمايه‌گذاري خارجي، تسهيل جريان تجارت و روان‌سازي رويه‌هاي صاردات، واردات و ترانزيت را در سطح ملی فراهم خواهد كرد.

۲ دیدگاه

  1. سلام از زحمات شما تشکر می کنم فقط در صورت امکان نرم افزارهایی که در این مورد هستند را هم معرفی کنید بخصوص اگه رایگان باشند بهتره.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *