پنجره واحد تجاری و مدل های آن

در بسیاری از کشورها، شرکت‌های فعال در عرصه تجارت بین‌المللی می‌بایست حجم زیادی از اطلاعات و اسناد را تهیه و جهت تکمیل فرایند صاردات،‌ واردات و حمل‌و‌نقل بین المللی کالاهای خود، به مراجع و سازمان‌های دولتی ارائه کنند. ارائه اینگونه اطلاعات و رعایت چنین الزاماتی، با در نظر گرفتن هزینه‌های مربوط به هرکدام، فشار زیادی را هم بر بخش دولتی و هم بر بنگاه‌های تجاری وارد کرده و موانع جدی را بر سر راه توسعه تجارت بین المللی ایجاد می‌نماید. در این میان، یکی از بهترین رویکردهای ممکن برای حل چنین مشکلی، استقرار یک سیستم پنجره واحد[۱] است که در چارچوب آن، تجار می‌توانند اطلاعات مرتبط تجاری و یا اسناد مورد نیاز را، تنها یکبار و از طریق یک درگاه[۲]واحد ارائه کنند. این سیستم می‌تواند دسترسی به اطلاعات و مدیریت آن را ارتقاء بخشد، جریان اطلاعات را بین بخش‌های تجاری و دولتی سرعت داده و روان‌سازی کند و منجر به یکپارچگی بیشتر و تسهیم آسان داده‌های مرتبط بین سیستم‌های مختلف دولتی شود. پنجره واحد تجاری، می‌تواند زمینه بهبود کارآیی و اثربخشی فرآیندهای نظارتی دولت بر روند اجرای امورتجاری را فراهم کرده و هزینه بخش‌های دولتی و خصوصی را به دلیل استفاده بهتر از منابع کاهش دهد. بنابراین پنجره واحد، کاربرد عملی مفهوم تسهیل تجاری است که با کاهش موانع غیرتعرفه‌ای،مزایای قابل توجهی برای فعالان تجاری ایجاد می‌کند.

مفهوم پنجره واحد تجاری

مفهوم پنجره واحد، به تسهیلاتی اطلاق می‌شود که به طرف‌های مشارکت‌کننده در یک تبادل تجاری کمک می‌نماید تا اطلاعات و اسناد استاندارد شده را از طریق یک نقطه ورودی واحد مبادله کنند و از این طریق تمامی الزامات قانونی مربوط به صادرات، واردات و قوانین نقل و انتقال را تکمیل نمایند[۳]. از دیدگاه عملی، پنجره واحد یک ورودی فیزیکی یا الکترونیکی برای ارائه و حفظ تمام داده‌ها فراهم می‌کند. این ورودی بوسیله یک واحد یا مرجع، مدیریت می‌شود که پس از دریافت اطلاعات، آن را به تمام واحدهای مرتبط انتقال می‌دهد. راه‌اندازی این سیستم به همکاری و مشارکت میان واحدهای دولتی مرتبط نیاز دارد و بنابراین مستلزم تعهد و هدایت قوی سطوح بالای دولتی است. دولت‌ها باید جریان اطلاعات مربوط به تجارت بین‌المللی را تا حد ممکن ارتقا داده و روان نمایند. پس از این که اطلاعات رسمی و تجاری مورد نیاز تعیین شدند، این داده‌ها باید استاندارد و هماهنگ شوند. همزمان با توسعه اطلاعات هماهنگ، استاندارد و ساده‌تر، کاربرد اثربخش فناوری اطلاعات،  باعث می‌شود جریان تبادل داده‌ها افزایش یابد که  نتیجه آن تجارت سریعتر، آسانتر و با هزینه‌کمتر است. به منظور تسهیل‌‌سازی و هماهنگ کردن اطلاعات مورد نیاز تجاری در سطح تجارت بین‌الملل، توصیه‌ها و استانداردهایی از سوی سازمان‌های بین‌المللی نظیر سازمان جهانی گمرک[۴] و سازمان ملل ارائه شده است. یک مورد از چنین استانداردها و توصیه‌هایی،‌ کنوانسیون بین‌المللی تسهیل و هماهنگ‌سازی روش‌های گمرکی (کنوانسیون کیوتو) است که چارچوب مؤثری در راستای تسهیل تبادل داده‌های بین‌المللی از طریق ساده سازی و هماهنگ‌سازی آنهاست.

رایج‌ترین مدل‌های پنجره واحد تجاری[۵]

اگرچه امکان استفاده از رویکردهای بسیاری برای استقرار پنجره واحد وجود دارد،‌ اما در این میان سه مدل اصلی موجود است که بوسیله گروه کاری رویه های بین المللی تجاری UN/CEFACT[۶] و از بررسی صورت گرفته بر روی سیستم های مختلفی که در حال حاضر فعال و یا در دست توسعه می باشند، حاصل شده‌اند. به هر جهت قبل از بررسی این مدل ها، توجه به نکات زیر حائز اهمیت می باشد:

اگرچه بسیاری از فعالیت های تجاری و بازرگانی بین تمام کشورها مشترک هستند، اما هر کشوری نیز برای خود یک سلسلسه الزامات و شرایط منحصر بفرد دارد.

یک پنجره واحد می‌بایستی ارائه دهنده یک سیستم همکاری نزدیک بین تمامی سازمان ها و بخش های مسئول دولتی و اتحادیه های تجاری باشد.

یک پنجره واحد لزوما به معنی اجرا و استفاده از فناوری‌های ارتباطی و اطلاعاتی پیشرفته نیست، هرچند در صورتیکه دولت فناوری‌های مرتبط بهICT  را برای یک پنجره واحد شناسایی کرده و بکار گیرد، تسهیل سازی فرایندها اغلب می‌تواند بطور قابل توجهی ارتقاء یابد. سه مدل پایه ای برای پنجره واحد عبارتند از:

۱) مدل مرجع واحد

در این مدل، یک مرجع واحد، اطلاعات را چه به صورت کاغذی یا الکترونیکی دریافت می‌کند، این اطلاعات را در اختیار همه مراجع دولتی مرتبط قرار می‌دهد و نظارت‌های لازم را برای جلوگیری از ایجاد وقفه بی‌جهت در زنجیره تامین و پشتیبانی،‌ هماهنگ می‌کند. برای مثال، درپنجره واحد سوئد، اداره گمرک، وظایف خاصی را در راستای مساعدت به برخی مراجع دولتی نظیر اداره ملی مالیات (مالیات بر ارزش افزوده واردات)، اداره آمار سوئد، هیات کشاورزی و هیات ملی تجاری انجام می‌دهد.

۲) مدل سیستم خودکار واحد

این مدل فرآیند جمع‌آوری، استفاده، توزیعو ذخیره سازی الکترونیکی داده‌های مرتبط تجاری را در سطح بین‌المللی یکپارچه و منسجم می‌نماید. برای مثال، ایالات متحده برنامه ای را ایجاد کرده است که به تجار امکان می‌دهد تا داده‌های استاندارد را تنها یکبار به سیستم ارائه دهند و در مقابل این سیستم، داده‌ها را برای سازمان‌هایی که در تراکنش[۷] خاصی ذینفع هستند، پردازش و توزیع می‌کند. حالت‌های مختلفی در این سیستم وجود دارد:

• ۱- سیستم بی‌واسطه (یکپارچه): داده‌ها از طریق سیستم پردازش می‌شوند.
• ۲- سیستم رابط (غیر متمرکز): داده‌ها ‌به یک واسطه برای پردازش ارسال می‌شوند.
• ۳- ترکیبی از حالت ۱ و ۲

۳) مدل سیستم خودکار تبادل اطلاعات

 از طریق این مدل تاجر قادر خواهد بود اظهارنامه تجاری- الکترونیکی خود را برای بررسی و تایید در یک فرم تقاضای واحد، به مراجع مختلف ارائه دهد. در این رویکرد پاسخ مراجع دولتی، بصورت الکترونیکی برای تجار ارسال می‌شود. چنین سیستمی در حال حاضر در موریتانی و سنگاپور استفاده می‌شود. در سیستم سنگاپور، پرداخت حق الزحمه، مالیات و عوارض نیز بطور خودکار محاسبه شده و از حساب بانکی فرد تاجر کسر می‌شود. در استقرار چنین سیستمی، وجود یک مرکزداده[۸]که برای همه انواع تبادلات مرتبط،دارای شناسه‌های خاص از پیش‌تعریف شده هست، حائز اهمیت فراوان می‌باشد.

گام‌های عملی در برنامه‌ریزی و اجرای پنجره واحد تجاری[۹]

اجرای یک پنجره واحد کار مهمی است که مشارکت بسیاری از ذینفعان را در برگرفته و نیازمند متعهد شدن بسیاری از بازیگران چه در بخش دولتی و چه در بخش خصوصی به همکاری است. بنابراین اتخاذ یک رویکرد سیستماتیک و نظامند از ابتدای کار امری ضروری است. به هر حال ذکر این نکته ضروری است که اجرای این رویکرد، به شدت به شرایط و متغییرهای سیاسی، اجتماعی و فرهنگی و عرف رایج در هر کشوری بستگی دارد.  گام‌های کلیدی جهت اجرای یک پنجره واحد، عبارتند از:

۱) توسعه مفهوم اولیه پنجره واحد: کار جدی برای استقرار یک پنجره واحد در هر کشوری اغلب، نیازمند آماده سازی یک گزارش مطالعاتی و تحقیقی در خصوصمفهوم پنجره واحد است که این گزارش‌ می‌تواند بر مبنای تحقیقات اولیه و از سوی یک مرجع یا نهاد دولتی پیشگام و یا بوسیله سازمانی خصوصی که بطور اتفاقی پروژه ای را در این زمینه اجرا نموده است، آماده شود.

۲)تصمیم‌گیری در خصوص امکان‌سنجی اجرای پنجره واحد: در چارچوب یک مشارکت آزاد بین بخش دولتی و خصوصی، می‌بایست یک نشست مشترک و با حضور نمایندگان سطوح بالا از همه سازمان‌های تجاری مربوطه ترتیب داده شود و مراجع و نهادهای دولتی مسئول، مفهوم پنجره واحد را مورد بررسی و بحث قرار دهند. نشست مذکور می‌بایست یک گروه مدیریت پروژه ایجاد نماید که متشکل از نمایندگان نهادهای کلیدی است که مستقیما در امر اجرا و استفاده از پنجره واحد دخیل می‌باشند. همچنین یک گروه کاری متشکل از نمایندگان فنی و مدیریتی سازمان‌های کلیدی، به منظور انجام کار سازمانی و اجرایی مورد نیاز برای پروژه می‌بایست توسط این مجمع ایجاد شود.

۳) امکان سنجی: مطالعات امکان سنجی، عنصرکلیدی فرایند کلی توسعه پنجره واحد تجاری است. این مطالعات می‌بایست دامنه ممکن و مورد شمول پنجره واحد، سطح و ماهیت تقاضا، سناریوهای ممکن برای اجرا (شامل گام‌های ممکن در فرایند اجرا)، احتمال اجرای یک مطالعه موردی و بررسی ماهیت آن، هزینه اجرای هر یک از سناریوهای مختلف، سایر منابع مورد نیاز (انسانی، فنی و غیره)، منافع و خطرات بالقوه، چارچوب زمانی، استراتژی اجرا و مدیریت کار را تعیین کند.

۴) موارد قابل توجه در گزارش مطالعه امکان سنجی: یافته‌های حاصل از مطالعه امکان سنجی می‌بایست از سوی گروه کاری مورد بررسی و تایید قرارگیرد و در نهایت برای بررسی به گروه مدیریت پروژه تحویل داده شود. در این راستا، می‌بایست زمان کافی برای بررسی جنبه‌های مختلف کار در نظر گرفته شود. بعد از این مرحله، گزارش تحلیل از پنجره واحد منتخب و به همراه سناریوی اجرایی برگزیده، می‌بایست در مقیاسی وسیع‌تر به نمایندگان بخش‌های دولتی و خصوصی ارائه شود که اینکار را می‌توان از طریق برگزاری یک نشست در سطح ملی انجام داد.

۵)‌ اجرا: خواه اجرای پنجره واحد تجاری در قالب یک مطالعه موردی انجام شود و یا بصورت یک برنامه گام به گام یا کامل به اجرا درآید، داشتن یک رویکرد صریح در مدیریت پروژه در طول اجرای آن، امری ضروری است. برنامه مدیریت پروژه، می‌بایست بطور رسمی مورد توافق گروه مدیریت پروژه و گروه کاری بوده و شامل مجموعه‌ای از وظایف بهم مرتبط، شفاف و زیربناهای کلیدی باشد، بنحویکه بتواند گروه کاری و گروه مدیریت پروژه را در راستای برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت، ارزیابی و تعدیل پروژه یاری رساند. سازمان هایی که بطور معمول می توانند در این برنامه اجرایی مشارکت داشته باشند شامل اتاق بازرگانی ملی، اتحادیه صادرکنندگان و/ یا واردکنندگان، کنفدراسیون مجامع صنعتی، تجاری و غیره می‌باشند. زمانیکه پنجره واحد تجاری دارای یک جز پرداختی در سیستم خود باشد، بانک ها و سایر نهادهای مالی نیز می‌بایست در این فرایند مشارکت داشته باشند.

[۱]Single Window

[۲]Portal

[۳]UN/CEFACT Recommendation No.33

[۴]World Customs Organization

[۵] UN/CEFACT RECOMMENDATION 33, establishing a Single Window to enhance the efficient exchange of information between trade and government, UN ECE, April 2005.

[۶]United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business

[۷]Transaction

[۸]Data Center

[۹] UN/CEFACT RECOMMENDATION 33, establishing a Single Window to enhance the efficient exchange of information between trade and government, UN ECE, April 2005.